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Formalités avant embauche : Que doit faire l’employeur avant toute embauche ?

Hanna REZAIGUIA - Avocat Daylitis
16 septembre 2021
Droit du travail

Lorsqu’un employeur souhaite engager un salarié il doit procéder à un certain nombre de formalités par le bais de la déclaration sociale nominative (DSN).

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En l’absence de ces formalités le salarié est considéré comme un travailleur dissimulé exposant l’employeur à diverses sanctions.

Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche que doit effectuer l’employeur ?

L’employeur avant que le salarié ne prenne ses fonctions doit déclarer l’embauche auprès de l’URSSAF ou la MSA.

Cette obligation concerne tous les salariés embauchés sur le territoire français.

Ne sont donc pas concernés par cette obligation, les salariés travaillant sur le territoire français mais dont l’embauche est faite à l’étranger, et les stagiaires.

Que doit contenir la déclaration préalable à l’embauche ?

Aux termes de l’article R.1221-1 du Code de travail, la déclaration préalable à l’embauche doit comporter :

  • La dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro Siret, service de santé dont dépend l’employeur ;
  • Les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro de sécurité sociale ;
  • Les Date et heure d’embauche ;
  • La nature, durée du contrat de travail, la durée de la période d’essai.

Sous quel délai l’employeur doit-il faire la déclaration ?

La déclaration préalable à l’embauche doit être réalisée par voie électronique au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.

Attention, si l’employeur transmet la déclaration par lettre recommandée avec accusé de réception, il doit le faire au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.

Quelles sont les obligations à respecter vis-à-vis du salarié ?

Lors de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié :

Le volet détachable de l’accusé de réception de la déclaration préalable à l’embauche. Un document écrit reprenant les informations contenues dans cette déclaration en mentionnant l’identité de l’URSSAF.

A défaut de transmettre ces éléments, l’employeur peut, lors de l’embauche, remettre au salarié un contrat de travail mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration d’embauche

L’employeur doit organiser une visite d’information et de prévention ou un examen médical d’aptitude à l’embauche.

Enfin, l’employeur doit informer le salarié au moment de l’embauche des textes conventionnels applicables dans l’entreprise et lui remettre une notice sur la couverture prévoyance-retraite et enfin un livret d’épargne salariale présentant l’ensemble des dispositifs prévus dans l’entreprise.

cloche@2x.png ATTENTION

Ces formalités ne sont pas applicables aux titre emploi services-entreprise, chèque emploi associatif et chèques emploi service CESU.

C’est quoi un registre du personnel ?

Tous les établissements doivent être dotés d’un registre unique du personnel sur lequel doit figurer dans l’ordre chronologiques les embauches et stages.

Le registre unique du personnel permet d’assurer la transparence des emplois au sein des entreprise.

Tous salarié embauché doit donc obligatoirement figurer dans ce registre.

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